Тема: «Общая
характеристика пакета офисных программ.»
1.Общая
характеристика ППП
2. Эволюция
офисного программного обеспечения.
3. Характеристика
офисных пакетов
Программные средства, которые
используются для реализации задач поставленных перед предприятием
(организацией) можно разделить на следующие группы:
• программы автоматизации выполнения
бизнес-операций (технологических операций), составляющих основную деятельность
предприятия, применяется специализированное прикладное программное обеспечение.
Например, в рекламных агентствах
используются специализированные программные продукты для дизайна и верстки полиграфической
продукции; на предприятиях, разрабатывающих сложную наукоемкую продукцию,
применяются системы автоматизированного проектирования (CAD/CAM); в брокерских
фирмах операции с ценными бумагами также выполняются с помощью
специализированного программного обеспечения, позволяющего анализировать и
прогнозировать тренды котировок и производить их покупку и продажу.
Программы формирующие рекламные и
справочные материалы предприятия. Например, программы используемые для
формирования интернет страниц.
•
программы для автоматизации
документооборота.
•
программы баз данных и клиентские приложения для работы с БД.
•
программные продукты для получения внешней информации. Например,
программы электронной почты, интернет-пейджеров, IP-телефонии.
•
программы автоматизации бухгалтерского учета и предоставления
установленной действующим законодательством отчетности во внешние органы.
•
программы автоматизации управленческого учета, целью которого являются
сбор данных и их представление в виде, удобном для руководителей предприятия,
которые используют их для принятия управленческих решений.
•
программы организации процесса планирования и получения отчетности по
выполнению планов предприятия (в частности, для постановки на предприятии
системы бюджетирования).
На рынке существует большое многообразие
программных продуктов, которые можно использовать для решения перечисленных
задач. Эти продукты могут существенно различаться как по возможностям, так и по
стоимости. Поэтому одной из задач данного предмета является знакомство с
программным обеспечением, которое используется на предприятиях различного
масштаба для последующего их выбора при развертывании единого информационного
пространства предприятия.
1. Прикладное программное обеспечение
работает под управлением базового (системного) ПО, в частности операционных
систем. В состав прикладного ПО входят пакеты прикладных программ различного
назначения и рабочие программы пользователя.
Пакет прикладных программ (ППП) -- это
комплекс программ, предназначенный для решения задач определенного класса.
Различают следующие типы прикладного ПО:
•
общего назначения;
•
методо-ориентированное ПО;
•
проблемно-ориентированное ПО;
•
ПО для глобальных сетей;
•
ПО для организации (администрирования) вычислительного процесса.
Прикладное программное обеспечение
общего назначения - это универсальные программные продукты, предназначенные для
автоматизации разработки и эксплуатации функциональных задач пользователя и
информационных систем в целом.
К этому классу ППП относятся:
•
текстовые и графические редакторы;
•
электронные таблицы;
•
системы управления базами данных (СУБД);
•
интегрированные пакеты;
•
Саsе-технологии;
•
оболочки экспертных систем и систем искусственного интеллекта.
Текстовые редакторы и процессоры
используются для обработки текстовой информации и выполняют, в основном,
следующие функции: запись текста в файл; вставку, удаление, замену символов,
строк и фрагментов текста; проверку орфографии; оформление текста различными
шрифтами; выравнивание текста; подготовку оглавлений, разбиение текста на
страницы; поиск и замену слов и выражений; включение в текст несложных
иллюстраций; печать текста.
Графические редакторы предназначены для
обработки графических документов, включая диаграммы, иллюстрации, чертежи,
таблицы.
Издательские системы соединяют в себе
возможности текстовых и графических редакторов, обладают развитыми
возможностями по формированию полос с графическими материалами и последующим
выводом на печать. Эти системы ориентированы на использование в издательском
деле и называются системами верстки.
Электронной таблицей называется
программа для обработки числовых данных в таблицах. Данные в таблице хранятся в
ячейках, находящихся на пересечении столбцов и строк. В ячейках могут храниться
числа, символьные данные и формулы. Формулы задают зависимость значения одних
ячеек от содержимого других ячеек.
Для работы с базами данных используется
специальное ПО -- системы управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) -- это совокупность
специальным образом организованных наборов данных, хранящихся на диске.
Управление базой данных включает в себя ввод данных, их коррекцию и
манипулирование данными, т.е. добавление, удаление, извлечение, обновление и
другие операции.
В зависимости от способа организации
данных различают сетевые, иерархические, распределенные и реляционные СУБД
(Microsoft Ассеss).
Интегрированными пакетами называется ПО,
объединяющее в себе различные программные компоненты прикладных программ общего
назначения. Обычно они включают в себя текстовый редактор, электронную таблицу,
графический редактор, СУБД, несколько других программ и коммуникационный
модуль.
САSЕ-технология применяется при создании
сложных информационных систем, обычно требующих коллективной реализации
проекта, в котором участвуют различные специалисты: системные аналитики,
проектировщики и программисты. САSЕ-технология позволяет отделить
проектирование информационной системы от собственно программирования и отладки,
при этом разработчики системы занимаются проектированием на более высоком
уровне, не отвлекаясь на детали. Современные САSЕ-технологии успешно
применяются для создания информационных систем различного класса - для банков,
финансовых корпораций, крупных фирм.
Экспертные системы -- это системы
обработки знаний в узкоспециализированной области подготовки решений
пользователей на уровне профессиональных экспертов.
Экспертные системы используются для
прогноза ситуаций, диагностики состояния фирмы, целевого планирования,
управления процессом функционирования. Они возникли вследствие компьютеризации
процессов решения задач типа «что будет, если...», основанных на логике и опыте
специалистов. Основная идея при этом заключается в переходе от строго
формализованных алгоритмов, предписывающих, как решать задачу, к логическому
программированию с указанием, что нужно решать на базе знаний, накопленных
специалистами предметных областей.
2.
Эволюция офисного программного обеспечения.
Основы современных офисных программ закладывались
в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые
редакторы и процессоры. В 1979 году компания Micropro International выпустила
текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие
разработки в этой области. В 1983 году свой первый текстовый редактор
(Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции
выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году
появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в
1989-м - для Microsoft Windows.
Почти одновременно с первыми текстовыми
редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая
электронная таблица под названием Visicalc, которая впоследствии определила
целое направление программного обеспечения. Visicalc оказалась одной из
программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она
впоследствии применялась. Наиболее популярная сегодня система электронных
таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft
приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и
Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.
В 1984 году выпускником Университета
Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная
для создания слайдов для проведения презентаций.
Черно-белая версия PowerPoint под
номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же
году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия
программы.
Первый пакет Microsoft Office был
выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации
операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для
Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows
под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор
Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint
3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в
составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним
из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access
ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих
потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием.
3.
Характеристика офисных пакетов
Microsoft Office
Стоимость - от 150 до 680 долл.
Новейшая версия авторитетного офисного
пакета дополнена блестящей графикой, обеспечивает более удобную коллективную
работу, значительно надежнее защищена и располагает превосходным «ленточным»
интерфейсом, благодаря которому перед начинающими пользователями открываются
возможности, прежде доступные лишь профессионалам. Число усовершенствований,
сделанных в этом самом распространенном в мире прикладном комплексе, больше,
чем в любой из его прежних версий. Для большинства пользователей вопрос
заключается не в том, нужно ли переходить на новый комплекс, а в том, когда это
сделать. Опытные профессионалы, начинающие и корпоративные пользователи получат
серьезные преимущества при переходе на новую версию. Потратив несколько минут
на освоение нового интерфейса, невольно удивляешься, почему
программотехнический гигант так долго откладывал столь удачные нововведения.
Microsoft Office, несомненно, заслуживает отличия «Редакция советует» как в
целом наилучший настольный офисный комплекс.
Пакет Microsoft Office включает программы: Word, Excel, Outlook, PowerPoint. На возможностях
этих программ мы кратко остановимся.
Microsoft Word
Microsoft Word - это многофункциональная
система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для
быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени
сложности. Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор,
что его файловый формат (.doc) стал стандартом де факто для всех разработчиков
офисных приложений.
Word обеспечивает редактирование текста,
предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне
символа, абзацев и разделов). Форматированием называется изменение внешнего
вида текста, при котором не изменяется его содержание. На уровне символа
программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта,
расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет
текста и т.п.). На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ
выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца,
создание маркированных списков и т.д.). Программа также позволяет форматировать
разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат
колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие
параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также
параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете
документа.
Word значительно облегчает работу при
форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили. Стиль -
это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может
определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста
по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту
текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем
изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует
единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении
изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен
этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть
целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность
создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет
автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.
Как правило, в организациях создается
множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно
ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать
новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование.
Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели
инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки
документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных
документов.
Microsoft Excel
Microsoft Excel - это идеальное средство
для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления
отчетов и т. п. Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит
из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться
числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным
средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы),
относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые
ведутся одним исполнителем.
Таблицы Excel удобны для хранения и
сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов.
Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом,
позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает
большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые
разные, в том числе финансовые, документы.
Microsoft Excel имеет массу встроенных
функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.
Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде
разнообразных графиков, диаграмм и карт.
Excel предлагает мощный аппарат для
решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д.
Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам
другого формата, базам данных).
Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint - это популярная
программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами,
преподавателями, лекторами и служащими офисов.
Широкое распространение этой программы
изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет
назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами,
изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных
чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые
демонстрировались с помощью слайд-проекторов. Сегодня благодаря появлению
программ типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным
материалом занимает считанные минуты.
PowerPoint позволяет создавать наглядные
презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных
страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд-проекторами,
вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций.
PowerPoint дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и
обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать
слайды.
Переходы между слайдами при демонстрации
презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами. Можно
анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание
аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, PowerPoint
предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.
Microsoft PowerPoint позволяет
транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.
Все приложения Microsoft Office
обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение
пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица,
презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. Работая
в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office
поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными
не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или
на сервере сети.
Комментарии
Отправить комментарий